Audit Dokumen Produk Sebelum Launching: Apa Saja yang Harus Dicek?

Banyak brand merasa sudah siap launching karena produk sudah ada, kemasan sudah menarik, foto produk sudah bagus, marketplace sudah dibuat, dan strategi promosi sudah disiapkan. Namun, ada satu tahap penting yang sering dilupakan: audit dokumen produk sebelum launching.

Audit dokumen produk adalah proses pengecekan kelengkapan dan konsistensi dokumen sebelum produk dipasarkan lebih luas. Tujuannya bukan untuk memperlambat launching, tetapi untuk mengurangi risiko revisi label, klaim berlebihan, salah jalur izin, dokumen maklon tidak lengkap, legalitas belum sinkron, atau produk belum siap masuk marketplace dan distributor.

Untuk produk pangan, kosmetik, herbal, suplemen, produk maklon, dan produk impor, audit dokumen sangat penting karena setiap kategori memiliki kebutuhan berbeda. Label pangan olahan memiliki aturan khusus; JDIH BPOM mencatat Peraturan BPOM Nomor 6 Tahun 2024 sebagai perubahan kedua atas Peraturan BPOM Nomor 31 Tahun 2018 tentang Label Pangan Olahan, yang sebelumnya juga telah diubah oleh Peraturan BPOM Nomor 20 Tahun 2021.

Jika Bapak/Ibu ingin melakukan pengecekan awal sebelum produk dipasarkan, mulai dari Jasa Konsultan Izin Edar Produk. Untuk pengecekan label dan klaim, gunakan Jasa Konsultan Label BPOM.

Kenapa Audit Dokumen Produk Penting Sebelum Launching?

Audit dokumen penting karena produk yang terlihat siap secara visual belum tentu siap secara legal dan teknis. Banyak masalah baru muncul setelah produk mulai dijual, misalnya label harus direvisi, klaim dianggap terlalu berlebihan, komposisi tidak sesuai dokumen maklon, sertifikat halal belum jelas, atau izin edar belum dipetakan dengan benar.

Untuk kosmetik, misalnya, BPOM memiliki Peraturan BPOM Nomor 18 Tahun 2024 tentang Penandaan, Promosi, dan Iklan Kosmetik. Artinya, audit tidak hanya perlu mengecek kemasan fisik, tetapi juga klaim di promosi, iklan, marketplace, dan media sosial.

Audit dokumen membantu brand:

  1. Mengurangi risiko cetak ulang kemasan.
  2. Menghindari klaim produk yang terlalu agresif.
  3. Memastikan label sesuai kategori produk.
  4. Memastikan dokumen maklon atau produsen tersedia.
  5. Memetakan kebutuhan izin edar, halal, BPOM, SPP-IRT, atau notifikasi kosmetik.
  6. Membuat produk lebih siap masuk marketplace, reseller, distributor, dan retail.
  7. Meningkatkan kepercayaan calon konsumen dan mitra bisnis.
  8. Mengurangi risiko salah jalur sejak awal.

Produk Apa Saja yang Perlu Audit Dokumen?

Hampir semua produk yang akan dijual secara luas sebaiknya diaudit dokumennya sebelum launching. Terutama jika produk masuk kategori yang berkaitan dengan pangan, kosmetik, herbal, suplemen, halal, impor, atau maklon.

Produk yang sangat disarankan audit dokumen:

  • pangan olahan;
  • minuman kemasan;
  • snack dan camilan;
  • frozen food;
  • sambal dan bumbu;
  • kopi, teh, dan minuman serbuk;
  • skincare;
  • bodycare;
  • haircare;
  • parfum dan body mist;
  • makeup;
  • suplemen kesehatan;
  • produk herbal;
  • obat tradisional;
  • produk halal;
  • produk impor;
  • produk maklon;
  • produk private label.

Jika produk Bapak/Ibu adalah pangan lokal, audit dapat diarahkan ke Jasa Konsultan BPOM MD. Jika produk berasal dari luar negeri, audit awal bisa dikaitkan dengan Jasa Konsultan BPOM ML.

Apa Saja yang Dicek dalam Audit Dokumen Produk?

Audit dokumen produk sebaiknya dilakukan secara menyeluruh. Berikut komponen utama yang perlu diperiksa sebelum launching.

1. Cek Kategori Produk

Langkah pertama adalah memastikan produk masuk kategori yang tepat. Banyak kesalahan terjadi karena brand salah memahami kategori produknya.

Contoh:

  • minuman kolagen dikira kosmetik, padahal perlu dikaji sebagai pangan/suplemen;
  • kapsul herbal dikira pangan biasa, padahal bisa mengarah ke obat bahan alam/suplemen;
  • snack UMKM dikira cukup SPP-IRT, padahal perlu dikaji lebih lanjut;
  • produk impor dikira BPOM MD, padahal pangan olahan impor memakai jalur berbeda;
  • skincare diklaim seperti obat, padahal kosmetik tidak boleh dikomunikasikan seperti produk pengobatan.

Kategori produk akan menentukan dokumen berikutnya: BPOM MD, BPOM ML, SPP-IRT, notifikasi kosmetik, halal, CPPOB, CPKB, atau dokumen lain.

Untuk menentukan kategori awal, gunakan Syarat dan Cara Pengurusan Izin Edar.

2. Cek NIB, KBLI, dan Legalitas Usaha

Legalitas usaha menjadi dasar penting sebelum mengurus dokumen produk. Pastikan data usaha sudah rapi dan sesuai dengan aktivitas bisnis.

Yang perlu dicek:

  • apakah sudah memiliki NIB;
  • apakah nama usaha sesuai dokumen;
  • apakah alamat usaha sesuai;
  • apakah data penanggung jawab benar;
  • apakah KBLI sesuai kegiatan usaha;
  • apakah status usaha sebagai produsen, brand owner, importir, distributor, atau maklon sudah jelas;
  • apakah dokumen legal sinkron dengan label produk.

PB UMKU juga perlu diperhatikan. OSS menjelaskan PB UMKU sebagai perizinan yang diperlukan bagi kegiatan usaha dan/atau produk pada tahap operasional atau komersial.

Kesalahan umum: NIB sudah ada, tetapi KBLI tidak sesuai produk, atau legalitas usaha tidak sinkron dengan label dan dokumen maklon.

3. Cek Jalur Izin Edar

Setelah kategori produk jelas, audit harus memetakan jalur izin edar yang relevan.

Contoh jalur yang perlu dimapping:

Jenis ProdukJalur yang Perlu Dikaji
Pangan olahan lokalBPOM MD atau SPP-IRT sesuai kategori
Pangan olahan imporBPOM ML dan dokumen importir/principal
Skincare/kosmetikNotifikasi kosmetik
Produk herbalObat bahan alam, suplemen, pangan, atau kategori lain
Suplemen kesehatanRegistrasi suplemen kesehatan
Produk halalSertifikasi halal
Sarana produksi panganCPPOB
Sarana produksi kosmetikCPKB

Jika produk pangan lokal membutuhkan izin edar BPOM, gunakan Jasa Konsultan BPOM MD. Jika produk pangan impor, gunakan Jasa Konsultan BPOM ML.

4. Cek Label Produk

Label adalah salah satu bagian paling penting dalam audit dokumen. Label bukan hanya desain visual, tetapi berisi informasi produk, komposisi, pihak bertanggung jawab, klaim, berat bersih, kode produksi, kedaluwarsa, peringatan, dan informasi lain.

Untuk pangan olahan, aturan label terus diperbarui. JDIH BPOM mencatat Peraturan BPOM Nomor 6 Tahun 2024 mengubah beberapa ketentuan dalam Peraturan BPOM Nomor 31 Tahun 2018 tentang Label Pangan Olahan sebagaimana telah diubah dengan Peraturan BPOM Nomor 20 Tahun 2021.

Yang perlu dicek pada label:

  • nama produk;
  • merek;
  • kategori produk;
  • komposisi;
  • berat bersih atau isi bersih;
  • nama dan alamat produsen;
  • nama dan alamat importir jika produk impor;
  • cara penggunaan;
  • cara penyimpanan;
  • informasi alergen jika relevan;
  • informasi nilai gizi jika diperlukan;
  • kode produksi;
  • tanggal kedaluwarsa;
  • klaim produk;
  • logo halal jika sudah bersertifikat;
  • nomor izin edar setelah terbit.

Untuk review label, gunakan Jasa Konsultan Label BPOM.

5. Cek Klaim Produk

Klaim produk harus diaudit sebelum dipakai pada kemasan, marketplace, media sosial, iklan, brosur, atau website.

Contoh klaim yang perlu hati-hati:

  • menyembuhkan penyakit;
  • menghilangkan jerawat;
  • memutihkan permanen;
  • meningkatkan imun secara instan;
  • menurunkan berat badan drastis;
  • tanpa efek samping;
  • aman untuk semua orang;
  • tinggi protein;
  • rendah gula;
  • natural;
  • organik;
  • herbal;
  • halal;
  • dermatologically tested;
  • non-comedogenic.

Untuk kosmetik, penandaan, promosi, dan iklan diatur dalam Peraturan BPOM Nomor 18 Tahun 2024, sehingga klaim di luar kemasan juga perlu diperiksa.

Audit klaim harus menjawab:

  • apakah klaim sesuai kategori produk?
  • apakah klaim sesuai formula?
  • apakah klaim membutuhkan data pendukung?
  • apakah klaim terlalu absolut?
  • apakah klaim terdengar seperti pengobatan penyakit?
  • apakah klaim marketplace sama dengan label?
  • apakah testimoni konsumen mengandung klaim berisiko?

6. Cek Komposisi dan Formula

Komposisi harus konsisten antara dokumen produsen, label, dokumen maklon, dan materi promosi. Produk sering bermasalah karena komposisi pada label tidak sama dengan formula atau dokumen teknis.

Yang perlu dicek:

  • daftar bahan lengkap;
  • urutan bahan;
  • bahan aktif;
  • bahan tambahan;
  • bahan alergen;
  • bahan pengawet;
  • bahan pewarna;
  • bahan perisa;
  • bahan pewangi;
  • bahan hewani;
  • bahan impor;
  • bahan yang dibatasi;
  • kesesuaian bahan dengan klaim.

Untuk produk pangan, komposisi berkaitan dengan label, alergen, informasi gizi, dan klaim. Untuk kosmetik, komposisi berkaitan dengan bahan kosmetik, fungsi produk, dan klaim. Untuk herbal dan suplemen, komposisi berkaitan dengan keamanan, mutu, dosis, dan kategori produk.

7. Cek Dokumen Maklon atau Produsen

Jika produk dibuat oleh maklon, audit dokumen harus memastikan brand memiliki data yang cukup dari produsen.

Dokumen maklon yang perlu dicek:

  • nama dan alamat produsen;
  • legalitas produsen;
  • status fasilitas produksi;
  • formula atau komposisi;
  • spesifikasi produk;
  • dokumen bahan;
  • dokumen mutu;
  • dokumen halal jika relevan;
  • status izin edar;
  • siapa pemilik nomor izin edar;
  • siapa yang bertanggung jawab atas label;
  • siapa yang bertanggung jawab jika ada koreksi;
  • perjanjian kerja sama.

Kesalahan umum: brand hanya punya desain kemasan dan invoice produksi, tetapi tidak memiliki dokumen formula, spesifikasi, status izin, atau hak penggunaan nomor izin edar.

8. Cek Dokumen Produk Impor

Produk impor memerlukan audit tambahan karena melibatkan principal atau produsen luar negeri.

Dokumen yang perlu dicek:

  • legalitas importir;
  • dokumen principal;
  • negara asal;
  • label asli;
  • label bahasa Indonesia;
  • komposisi;
  • spesifikasi produk;
  • dokumen mutu;
  • dokumen halal luar negeri jika ada;
  • dokumen fasilitas produksi;
  • surat penunjukan atau kerja sama;
  • klaim dari negara asal;
  • kategori produk di Indonesia.

Jangan langsung menerjemahkan label luar negeri. Klaim dan kategori produk di negara asal belum tentu sama dengan kebutuhan regulasi di Indonesia.

Untuk mapping produk impor, gunakan Jasa Konsultan BPOM ML.

9. Cek Sertifikasi Halal

Jika produk ingin mencantumkan halal atau menyasar pasar muslim, audit harus memastikan status halal jelas. BPJPH menjelaskan bahwa sertifikat halal adalah pengakuan kehalalan suatu produk yang dikeluarkan oleh BPJPH.

Yang perlu dicek:

  • apakah produk sudah bersertifikat halal;
  • atas nama siapa sertifikat halal terbit;
  • apakah sertifikat mencakup produk dan varian;
  • apakah bahan sudah dipastikan halal;
  • apakah pemasok bahan jelas;
  • apakah fasilitas produksi sesuai;
  • apakah logo halal boleh digunakan pada label;
  • apakah produk impor memakai ketentuan halal impor;
  • apakah label halal belum dicetak sebelum sertifikat terbit.

BPJPH juga menyampaikan bahwa konsumen dapat mengenali produk halal dengan memastikan adanya label halal pada kemasan atau memastikan produk sudah bersertifikat halal.

10. Cek CPPOB atau Kesiapan Sarana Produksi Pangan

Untuk pangan olahan, audit dokumen juga harus melihat kesiapan sarana produksi. Produk dengan label rapi tetapi proses produksi tidak tertata tetap berisiko.

Yang perlu dicek:

  • layout produksi;
  • alur bahan baku;
  • alur produk jadi;
  • alur personel;
  • SOP produksi;
  • SOP sanitasi;
  • catatan produksi;
  • catatan batch;
  • pengendalian bahan baku;
  • pengendalian hama;
  • penyimpanan bahan dan produk jadi;
  • kode produksi;
  • penanganan produk tidak sesuai;
  • sistem penarikan produk.

Jika produk pangan ingin naik kelas atau mengurus BPOM MD, audit CPPOB menjadi sangat relevan. Gunakan Jasa Konsultan CPPOB.

11. Cek CPKB atau Kesiapan Produksi Kosmetik

Untuk produk kosmetik, brand owner perlu memahami kesiapan produsen atau maklon. CPKB berkaitan dengan cara pembuatan kosmetik yang baik, sistem mutu, fasilitas, produksi, sanitasi, dokumentasi, dan pengawasan mutu.

Yang perlu dicek:

  • status produsen atau maklon;
  • data fasilitas produksi;
  • sistem mutu;
  • SOP produksi;
  • SOP sanitasi;
  • batch record;
  • spesifikasi produk;
  • dokumen bahan;
  • dokumen pengawasan mutu;
  • label dan klaim;
  • status notifikasi kosmetik;
  • siapa pemilik nomor notifikasi.

Brand owner yang memakai maklon tetap perlu memahami dokumen dasar CPKB agar tidak hanya bergantung pada janji maklon.

12. Cek Dokumen Batch, Kedaluwarsa, dan Traceability

Produk yang sudah launching harus bisa ditelusuri. Jika ada komplain, brand harus tahu produk dibuat kapan, batch berapa, bahan apa yang digunakan, dan ke mana produk dikirim.

Yang perlu dicek:

  • nomor batch;
  • kode produksi;
  • tanggal produksi;
  • tanggal kedaluwarsa;
  • jumlah produksi;
  • catatan bahan;
  • catatan pengemasan;
  • catatan distribusi;
  • catatan produk retur;
  • catatan komplain;
  • prosedur penarikan produk.

Tanpa traceability, brand akan kesulitan menangani masalah di pasar.

13. Cek Materi Marketplace dan Iklan

Audit dokumen tidak berhenti di label. Materi marketplace dan iklan juga harus dicek.

Yang perlu diaudit:

  • judul produk marketplace;
  • deskripsi produk;
  • bullet benefit;
  • foto produk;
  • banner promosi;
  • video iklan;
  • caption media sosial;
  • script live shopping;
  • testimoni;
  • landing page;
  • brosur;
  • katalog distributor.

Kesalahan umum: label sudah aman, tetapi iklan terlalu agresif. Untuk kosmetik, ini berisiko karena promosi dan iklan kosmetik termasuk aspek yang diatur oleh BPOM.

Tabel Checklist Audit Dokumen Produk Sebelum Launching

Area AuditYang DicekRisiko Jika Diabaikan
Kategori produkPangan, kosmetik, herbal, suplemen, imporSalah jalur izin
Legalitas usahaNIB, KBLI, data penanggung jawabDokumen tidak sinkron
Izin edarBPOM MD, BPOM ML, SPP-IRT, notifikasi, halalProduk belum siap edar
LabelKomposisi, klaim, produsen, netto, kedaluwarsaKemasan harus cetak ulang
KlaimKlaim label, marketplace, iklanKlaim berlebihan/berisiko
KomposisiFormula, bahan, alergen, bahan aktifTidak sesuai dokumen
MaklonProdusen, izin, formula, perjanjianBrand tidak pegang dokumen
Produk imporPrincipal, label Indonesia, dokumen mutuDokumen luar negeri tidak lengkap
HalalSertifikat, bahan, pemasok, logo halalKlaim halal tidak kuat
CPPOB/CPKBFasilitas, SOP, batch, mutuProduksi tidak tertata
BatchKode produksi, kedaluwarsa, distribusiSulit telusur komplain
IklanMarketplace, caption, testimoni, landing pageKomunikasi tidak sesuai label

Urutan Audit Dokumen Produk yang Disarankan

Agar lebih rapi, audit dokumen bisa dilakukan dengan urutan berikut.

1. Audit Kategori Produk

Pastikan produk masuk kategori yang benar. Ini menentukan semua langkah berikutnya.

2. Audit Legalitas Usaha

Cek NIB, KBLI, alamat usaha, penanggung jawab, dan status usaha.

3. Audit Jalur Izin

Tentukan apakah produk membutuhkan BPOM MD, BPOM ML, SPP-IRT, notifikasi kosmetik, halal, CPPOB, CPKB, atau dokumen lain.

4. Audit Formula dan Komposisi

Cek bahan, fungsi bahan, bahan aktif, bahan alergen, bahan impor, dan kesesuaian formula dengan klaim.

5. Audit Label

Cek seluruh informasi kemasan sebelum desain final dan cetak massal.

6. Audit Klaim

Cek klaim pada label, marketplace, media sosial, iklan, brosur, dan testimoni.

7. Audit Dokumen Produsen

Cek dokumen maklon, produsen, principal, importir, atau distributor.

8. Audit Halal

Cek bahan, pemasok, fasilitas, sertifikat, dan penggunaan logo halal.

9. Audit Produksi

Cek SOP, batch, sanitasi, pengawasan mutu, dan catatan produksi.

10. Audit Final Sebelum Launching

Pastikan semua dokumen konsisten sebelum produk masuk pasar.

Kesalahan Umum Brand Saat Launching Produk

Berikut kesalahan yang sering terjadi:

1. Launching Sebelum Label Direview

Produk sudah dipromosikan besar-besaran, tetapi label masih perlu revisi.

2. Klaim Terlalu Menjual

Brand memakai kata-kata seperti “menyembuhkan”, “pasti”, “permanen”, “tanpa efek samping”, atau “hasil instan”.

3. Dokumen Maklon Tidak Lengkap

Brand tidak tahu siapa pemilik izin, siapa produsen resmi, atau dokumen apa yang tersedia.

4. NIB dan Label Tidak Sinkron

Nama usaha, alamat, atau pihak bertanggung jawab berbeda antara legalitas dan label.

5. Logo Halal Dicetak Terlalu Cepat

Logo halal dicetak sebelum sertifikat halal terbit atau sebelum cakupan produk jelas.

6. Produk Impor Langsung Dijual

Label luar negeri langsung diterjemahkan tanpa audit kategori dan dokumen principal.

7. Tidak Ada Catatan Batch

Jika ada keluhan, brand tidak bisa melacak produk yang bermasalah.

8. Iklan Tidak Sesuai Label

Label dibuat hati-hati, tetapi marketplace dan iklan memakai klaim yang lebih berisiko.

Kapan Harus Menggunakan Jasa Audit Dokumen Produk?

Bapak/Ibu sebaiknya menggunakan jasa audit dokumen jika:

  • produk akan segera launching;
  • label sudah dibuat tetapi belum dicek;
  • produk memakai maklon;
  • produk impor;
  • produk memakai klaim tertentu;
  • produk ingin masuk marketplace atau distributor;
  • produk ingin mengurus BPOM, halal, SPP-IRT, atau notifikasi;
  • dokumen produsen belum lengkap;
  • ada banyak varian produk;
  • brand tidak memiliki tim regulatory internal;
  • ingin mengurangi risiko salah jalur sebelum produksi massal.

Menggunakan jasa audit dokumen bukan berarti izin pasti terbit. Namun, audit membantu menemukan risiko lebih awal sebelum biaya produksi, cetak kemasan, dan promosi menjadi lebih besar.

Bagaimana EdarGo Membantu Audit Dokumen Produk?

EdarGo membantu pelaku usaha melakukan audit dokumen produk secara lebih rapi dan terarah.

Layanan yang dapat dibantu:

  • audit kategori produk;
  • audit label dan klaim;
  • audit dokumen maklon;
  • audit dokumen produk impor;
  • audit legalitas usaha dan NIB;
  • mapping kebutuhan BPOM MD;
  • mapping kebutuhan BPOM ML;
  • mapping kebutuhan SPP-IRT;
  • mapping kebutuhan halal;
  • checklist CPPOB untuk pangan;
  • checklist CPKB untuk kosmetik;
  • review materi marketplace dan promosi dasar;
  • pendampingan sesuai ruang lingkup yang disepakati.

Untuk mulai, gunakan Jasa Konsultan Izin Edar Produk. Jika fokusnya label dan klaim, gunakan Jasa Konsultan Label BPOM.

EdarGo tidak menjanjikan izin pasti terbit. Keputusan tetap mengikuti sistem dan lembaga berwenang. Fokus EdarGo adalah membantu dokumen, label, klaim, dan alur pengurusan menjadi lebih siap sebelum launching.

Konsultasikan Audit Dokumen Produk Anda dengan EdarGo

Jika Bapak/Ibu akan launching produk pangan, kosmetik, herbal, suplemen, produk impor, atau produk maklon, lakukan audit dokumen terlebih dahulu.

WhatsApp: 0811-142-518
Perusahaan: PT. Apta Konsultan Indonesia
Alamat: JL. Kayu Manis Barat No. 78, Matraman, Jakarta Timur

Format pesan yang bisa dikirim:

Halo EdarGo, saya ingin audit dokumen produk sebelum launching.
Produk saya: [pangan/kosmetik/herbal/suplemen/impor/dll]
Produksi: [sendiri/maklon/impor]
Status label: [belum ada/sudah draft/sudah cetak]
Saya ingin cek label, klaim, dokumen maklon, izin edar, halal, dan risiko sebelum launching.

Mulai dari sini: Jasa Konsultan Izin Edar Produk

FAQ Audit Dokumen Produk

1. Apa itu audit dokumen produk?

Audit dokumen produk adalah pengecekan kelengkapan dan konsistensi dokumen produk sebelum launching, mulai dari kategori produk, label, klaim, legalitas, izin edar, halal, dokumen maklon, hingga materi promosi.

2. Kapan audit dokumen sebaiknya dilakukan?

Sebaiknya dilakukan sebelum cetak kemasan massal, sebelum produksi besar, sebelum kampanye iklan, dan sebelum produk masuk marketplace atau distributor.

3. Apakah audit dokumen hanya untuk produk BPOM?

Tidak. Audit dokumen juga penting untuk produk SPP-IRT, kosmetik, halal, herbal, suplemen, produk impor, dan produk maklon.

4. Apakah label pangan perlu dicek khusus?

Ya. Label pangan olahan memiliki aturan khusus dan sudah beberapa kali mengalami perubahan, termasuk perubahan melalui Peraturan BPOM Nomor 6 Tahun 2024 atas Peraturan BPOM Nomor 31 Tahun 2018.

5. Apakah iklan kosmetik juga perlu diaudit?

Ya. Untuk kosmetik, penandaan, promosi, dan iklan diatur dalam Peraturan BPOM Nomor 18 Tahun 2024, sehingga materi promosi juga perlu selaras dengan label.

6. Apakah audit dokumen menjamin izin edar pasti terbit?

Tidak. Audit dokumen membantu mengurangi risiko kesalahan awal, tetapi keputusan izin tetap mengikuti sistem dan evaluasi lembaga berwenang.

7. Apakah EdarGo bisa membantu audit sebelum produk launching?

Bisa. EdarGo dapat membantu audit kategori produk, label, klaim, dokumen maklon, izin edar, halal, dan kesiapan dokumen sebelum launching melalui Jasa Konsultan Izin Edar Produk.