Letter of Authorization (LoA) Kosmetik Impor: Syarat BPOM, Isi Dokumen, dan Kesalahan yang Harus Dihindari

Saat akan mengimpor skincare, makeup, parfum, bodycare, atau kosmetik lainnya ke Indonesia, salah satu dokumen yang perlu diperhatikan sejak awal adalah Letter of Authorization atau LoA.

Banyak importir baru baru meminta LoA setelah pembelian produk, pembayaran deposit, atau bahkan produksi sudah berjalan. Masalahnya, LoA yang diberikan principal luar negeri belum tentu langsung sesuai dengan kebutuhan proses notifikasi kosmetik di Indonesia.

Ada LoA yang hanya menyebut perusahaan Indonesia sebagai distributor. Ada yang tidak mencantumkan merek atau nama produk. Ada pula yang tidak memberikan hak kepada importir untuk melakukan notifikasi kosmetik.

Akibatnya, dokumen harus direvisi dan proses menjadi lebih panjang.

Karena itu, LoA kosmetik impor sebaiknya diperiksa sebelum kontrak komersial dan purchase order dalam jumlah besar dilakukan.

Apa Itu Letter of Authorization untuk Kosmetik Impor?

Letter of Authorization (LoA) pada konteks kosmetik impor merupakan surat penunjukan yang diberikan oleh produsen atau principal di negara asal kepada importir di Indonesia.

Dalam informasi resmi BPOM, surat penunjukan keagenan ini digunakan untuk menunjukkan hak importir dalam melakukan notifikasi, impor, dan distribusi produk kosmetik dari produsen atau principal negara asal.

LoA juga sering disebut dengan beberapa istilah seperti:

• Letter of Authorization;

• Letter of Appointment;

• surat penunjukan keagenan;

• atau istilah kerja sama lain yang memiliki substansi serupa.

Hal terpenting bukan hanya judul dokumennya.

Yang lebih penting adalah siapa yang menerbitkan, kepada siapa kewenangan diberikan, produk apa yang dicakup, berapa lama kewenangan berlaku, serta hak apa saja yang diberikan kepada importir Indonesia.

Apakah Importir Kosmetik Wajib Memiliki LoA?

Dalam proses pendaftaran perusahaan sebagai importir kosmetik, BPOM mencantumkan surat penunjukan keagenan atau Letter of Authorization sebagai salah satu dokumen yang perlu dipersiapkan importir.

Namun, LoA bukan satu-satunya dokumen yang perlu diperiksa.

Importir kosmetik juga dapat membutuhkan dokumen lain sesuai kondisi produk dan model bisnis, antara lain:

• legalitas perusahaan dan izin usaha;

• rekomendasi sebagai pemohon notifikasi;

• dokumen produsen luar negeri;

• Certificate of Free Sale atau CFS untuk kondisi yang dipersyaratkan;

• sertifikat Good Manufacturing Practice atau GMP;

• dokumen merek;

• formula;

• label;

• serta dokumen teknis produk lainnya.

Karena itu, memperoleh LoA belum berarti seluruh persyaratan impor kosmetik otomatis lengkap.

LoA harus dilihat sebagai salah satu bagian dari regulatory documentation package.

Apa Saja Isi LoA Kosmetik Impor yang Perlu Dicantumkan?

Berdasarkan FAQ resmi BPOM, Letter of Authorization untuk kosmetik impor paling sedikit perlu memuat beberapa informasi penting.

1. Nama dan Alamat Produsen atau Principal Negara Asal

LoA perlu menunjukkan secara jelas siapa perusahaan luar negeri yang memberikan penunjukan.

Nama badan usaha dan alamat sebaiknya konsisten dengan dokumen pendukung lain yang digunakan dalam p